Registrierkasse und das Finanzamt

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Beschreibung

GDPdU

Für die GDPdU Regelungen haben wir eine extra Seite für Sie eingerichtet

Grundsätzliche Pflichten

Eine gute Übersicht über Ihre grundsätzlichen Kassenaufzeichnungspflichten finden sie hier

Das Finanzamt kennt sich mit Ihrer Kasse aus

  • Wir haben als Service einige Bedienungsanleitungen für diverse Registrierkassen bereitgestellt. In unserer Serverstatistik konnten wir feststellen, dass gerade die Finanzverwaltung diesen Service zu schätzen weiß.
  • Gehen Sie also bitte davon aus, dass ein Betriebsprüfer oder Steuerfahnder durchaus in der Lage ist Ihrer Kasse sämtlichen zugänglichen Informationen zu entlocken.

Kassenprogrammierung protokollieren

  • Sofern Sie an der Programmierung Ihrer Registrierkasse Änderungen vornehmen muss dieses protokolliert werden. Bei einigen Kassenmodell werden diese Änderungen sofort auf dem Kassenbon ausgegeben. Bei den per PC programmierbaren Modellen ist das nicht immer gegeben. Nach einer Änderung sollten Sie daher direkt an der Kasse einen Bericht über die Programmierung abrufen. Diese Berichte sind aufbewahrungspflichtig.

Unterdrückung von Retouren oder Storni

  • Bei manchen Registrierkassen lässt sich der Ausdruck von Retouren und/oder Storni im Tagesendsummenbon (Finanzbericht) unterdrücken, d.h. diese Werte tauchen auf dem Tagesabschluß nicht auf. Im Finanzbericht werden dann lediglich die Umsätze reduziert um die Storni und Retouren in einem Betrag ausgewiesen. Hierdurch ist das nachträglich manipulieren der Tageseinnahmen durch die Buchung von Retouren oder Storni möglich, was selbstverständlich nicht erlaubt ist.
  • Ein einfacher Ausdruck der Programmeinstellungen Ihrer Kasse genügt bereits, um festzustellen, ob diese Information unterdrückt sind.
  • Selbst wenn Sie vor dem Kassenabschluß den Ausdruck unterdrücken, Retouren und Stornierungen erfassen, den Finanzbericht ausdrucken und anschließend die Unterdrückung aufheben, werden diese Buchungen in das elektronische Journal und in den Monatsspeicher geschrieben und sind somit abrufbar. Selbstverständlich ist diese vorgehensweise nicht erlaubt.

Trainingsmodus

  • Beim Üben im Trainingsmodus, werden die Umsätze nicht in den Z Speicher geschrieben. Bei einigen Kassen steht auf jedem Bon Training, bei anderen gibt es kaum einen erkennbaren Unterschied zum normalen Bon. Sofern Sie im Traininsmodus üben, laufen Ihre Umsätze im Trainingsspeicher auf. Auch dieser ist, wenn er abgerufen wird aufbewahrungspflichtig.
  • Der Trainigsmodus ist nur zum Üben, das echte Bonnieren im Trainingsmodus ist nicht erlaubt.

Änderungen der Z Zähler

  • Bei einigen Kassen lässt sich der Z-Zähler verändern. Dies ist für den Fall gedacht, wenn an Ihrer Kasse z.B. nach einer Reparatur ein Hardreset durchgeführt wurde. Die Kasse befindet sich dann im Auslieferungszustand, der oder die Z-Zähler sind dann auf den Wert 1 zurückgesetzt. Es ist nun möglich den Z-Zähler auf den Stand vor der Reparatur zu setzen.
  • Ob Sie den Z-Zähler nun von 0 laufen lassen oder den Z-Zähler auf den alten Wert vorstellen, sie sollten auf jeden Fall den Grund für diesen Eingriff gut dokumentieren.

GT Speicher

  • Eigentlich in fast allen Kassen gibt es einen GT Speicher (Grand Total). In diesem werden alle jemals mit der Registrierkasse erfassten Umsätze sowie Ein- und Auszahlungen gespeichert.
  • In den meisten Kassen lässt sich dieser GT Speicher mit jedem Tagesendsummenbon zurücksetzen, was durchaus erlaubt ist.
  • Bei einigen älteren Kassen kann der GT Ausdruck nur unterdrückt werden, intern erhöht sich dieser Wert allerdings. Wenn diese Unterdrückung aufgehoben wird, ist der GT Wert wieder sichtbar. Sind zwischen der Summe aller Tagesendsummenbons Ihrer Kasse und dem Wert des GT Speichers dann erhebliche Abweichungen, könnte es bei einer Betriebsprüfung zu unangenehmen Fragen kommen.

Aufbewahrungsgrundsätze Berichte

  • Man kann grundsätzlich sagen, dass sämtliche Berichte (z.B. PLU Bericht, Monatsbericht, Bedienerbericht, Traiingsbericht ...), die Sie in der Schlüsselstellung Z abrufen aufbewahrungspflichtig sind.

Aufbewahrung von Anleitungen

  • Auch die Bedienungs- und Programmieranleitung für eine Registrierkasse muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des letzten Jahres in dem die Kasse bei Ihnen eingesetzt wurde. Die Aufbewahrungspflicht erlischt nicht mit dem Verkauf Ihrer Registrierkasse. Bei einem Verkauf sollten Sie sich daher immer eine Kopie der Anleitung machen.
  • Ferner sind Arbeitsanweisungen an Ihre Mitarbeiter beim Umgang mit der Registrierkasse aufzubewahren.

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