Registrierkassen

Registrierkassen kaufen für den Handel oder Gastronomie

Kassen für die Gastronomie

Registrierkassen in der Gastronomie benötigen andere Eigenschaften als im Einzelhandel. Gastronomiekassen besitzen einen Tischspeicher, der für die Aufenthaltsdauer des Gastes mit Bestellungen bebucht wird und erst beim Verlassen des Restaurants abgerechnet wird. Ferner werden von der Kasse so genannte Orderbons gedruckt. Das sind Kassenbons die die Bestellung des Gastes enthalten, der dann vom Kellner in die Küche oder an den Tresen zur Zubereitung der Bestellung gebracht wird. Mit zusätzlichen Bondrucker in der Küche sparen die Kellner Zeit und Wege, was die Verweildauer des Gastes reduzieren kann und einen Tisch schneller für neue Gäste freiwerden lässt. Daüber hinaus muss eine Registrierkasse für die Gastronomie in der Lage sein einen Bewirtungsbeleg drucken zu können, denn nur maschinell gedruckte Bewirtungsrechnungen werden vom Finanzamt zum Abzug als Betriebsausgabe aktzeptiert.
 

Registrierkassen für den Handel

Bei Kassen für den Handel kommt es wiederum auf die gewünschte Art der Erfassung Ihrer Einnahmen an. Gegenüber dem Finanzamt sind Sie beim Einsatz einer Registrierkasse lediglich dazu verpflichtet die Einnahmen nach Steuersätzen getrennt aufzuzeichnen. In der Praxis erfassen viele Betriebe nach Warengruppen und geben dabei die Artikelpreise manuell ein. Am Beispiel einer Boutique würde man 89,99 in die Kasse eingeben und mit der Warengruppentaste Damenbekleidung erfassen. Hierdurch ist die Verwaltung der Registrierkasse sehr einfach, allerdings ist es bei einer solchen Erfassung nicht möglich Inventurbestände oder Abverkäufe einzelner Artikel zu bestimmen.

Bei artikelgenauen Erfassung ist der Preis zuvor in die Kasse einprogrammiert worden, der Artikel wird über eine Artikelnummer erfasst, die entweder manuell oder mit Hilfe eines Barcodescanners eingelesen werden kann. Am Beispiel unserer Boutique könnten wir so die Damenbluse Seide, grün, Größe S erfassen und natürlich auch in unserem Berichtswesen auswerten. Diese Art der Verkaufserfassung erfordert einen sehr viel höheren Verwaltungsaufwand an Ihrer Kasse, da Sie Ihre Artikel komplett in der Registrierkasse anlegen müssen. Hier sollte man abwägen, ob der Nutzen den Aufwand überwiegt.

Viele Kassensysteme haben auch eine so genannte Einzelbonfunktion. Ist diese Funktion aktiviert, so wird der Kassenbon nach jeder Eingabe sofort abgeschlossen. Ein typischer Anwendungsfall wäre z.B. der Verkauf von Tickets.

Unterschied zwischen X und Z-Bericht an einer ECR Kasse

Vorab: ECR Kassen sind im Unterschied zu computerbasierten Kassensystem Geräte mit einem integriertem Druckwerk und in der Regel einer fest mit der Kasse verbundenen Kassenschublade. Der Funktionen der ECR Kasse sind in einem internen Speicher fest einprogrammiert, bei vielen Modellen lässt sich dieses Programm auch aktualisieren (flashen).

Bei ECR Kassen werden die aufgelaufenen Umsätze in verschiedenen Speichern abgelegt. Dort verbleiben sie bis dieser Speicher (Bericht) im Z-Modus abgerufen wird. Hierzu wird der Schlüssel in die Position Z gestellt. Dabei wird ein Bericht auf dem Drucker ausgegeben und der Inhalt des Speichers (Berichts) auf 0 zurückgesetzt. Die Berichtsspeicher sind dabei unabhängig voneinander, rufen Sie zum Beispiel einen Warengruppenbericht im Z-Modus auf, wird nur der Warengruppenbericht auf 0 zurückgesetzt, andere Bericht wie z.B. Mitarbeiterbericht und Warengruppenbericht addieren die Berichtsdaten Ihrer Kasse so lange weiter bis sie abgerufen werden. Es ist daher zu empfehlen die benötigten unterschiedlichen Kassenberichte zum gleichen Zeitpunkt abzurufen.

Wenn der Schlüssel anstatt in der Stellung Z in die Stellung X gestellt wird ebenfalls ein Bericht gedruckt, allerdings wird hierbei der Speicher (Bericht) nicht auf 0 zurückgesetzt. Ein X-Bericht dient lediglich Kontrollzwecken, z.B. wenn Sie zwischendurch sehen wollen, wieviel Umsatz an diesem Tag bereits aufgelaufen ist.

Kann ich meine jetzige Kasse auch nach dem 31.12.2019 noch einsetzen?

Sofern Ihre Kasse den Anforderungen des Finanzamtes die zum 01.01.2017 gelten (digitale Einzelaufreichnung) entspricht und nicht aufgerüstet werden kann, dürfen Sie Ihre Kasse im Rahmen einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 einsetzen. Danach muss sie durch eine Kasse die den ab 01.01.2020 geltenden Vorschriften entspricht ersetzt werden. Die neuen Vorschriften enthalten im Wesentlichen, dass die aufgezeichneten Daten digital signiert werden.

Schubladengrößen bei Kassen

Bei Kassensystemen für den Handel sind unterschiedliche Schubladengrößen erhältlich. Sie sollten in jedem Fall darauf achten, dass Sie eine Kasse mit 8 Münzfächern kaufen, das entspricht der Anzahl von unterschiedlichen Euromünzen. Andernfalls müssten sich einige Münzen ein Fach teilen, was ein zusätzliches Sortieren beim täglichen Kassenabschlag erfordert.
 

Kasse / Registrierkasse kaufen, was beachten

Bei unseren Kassen ist stets die Software zur Bereitstellung der Daten für das Finanzamt kostenlos verfügbar. Das ist leider nicht bei allen Herstellern der Fall, so dass der zunächst kleine Preis gar nicht so klein ist.