• Registrierkassenpflicht, GDPdU, Insika

    Registrierkassenpflicht

    Kurz und knapp: Es gibt in Deutschland keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. Sie können auch mit einer so genannten offenen Ladenkasse arbeiten. Allerdings ist dann darauf zu achten, dass täglich ein ordnungsgemäßer Kassenbericht geschrieben wird. Wie so etwas aussehen kann finden Sie in diesem PDF Dokument.

    GDPdU konforme Kassen

    Gesetzesgrundlage

    Nachdem die Bundesregierung im Jahr 2008 einen Gesetzesentwurf zur Einführung eines Fiskalchips in Registrierkassen nach massiven Protesten der Wirtschaftverbände wieder eingestampft hat, ist dieser durch das BMF Schreiben vom 26.11.2010 quasi durch die Hintertür eingeführt worden. Die Oberfinanzdirektion Hannover hat hierzu im Februar 2012 ein Merkblatt für Unternehmer und für Steuerberater herausgebracht

    Aufzeichnungspflicht bisher

    Grundsätzlich sind Sie immer verpflichtet jeden einzelnen Geschäftsvorfall aufzuzeichnen. Bei Einsatz einer Registrierkasse wurde aufgrund der Vielzahl von Einzelvorgängen diese Vorschrift gelockert. Es hat daher gereicht, wenn die Einnahmen am Tagesende zusammengefasst wurden im so genannten Z-Bericht.

    Aufzeichnungspflicht neu

    Durch das BMF Schreiben wurde festgelegt, dass die Aufzeichnung der Einzelbuchungen ab sofort (26.11.2010) digital zur erfolgen hat und dem Finanzamt im Falle einer Prüfung in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden muss.

    Übergangsfrist

    Da kaum eine Kasse das zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des BMF Schreibens konnte, hat man den Steuerpflichtigen eine Übergangsfrist eingeräumt innerhalb der sie ihre Kassen umstellen bzw. autauschen sollen. Diese Übergangsfrist endet am 31.12.2016. Das heißt ab dem 01.01.2017 muß Ihre Registrierkasse die digitale Aufzeichnung beherrschen.

    Voraussetzung für die Übergangsfrist

    Für die Registrierkassen, die die neuen Anforderung nicht erfüllen wurden die Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnung insoweit gestrichen, dass neben dem Z-Bericht auch ein Journal auszudrucken ist, dass die Einzelbuchungen enthält. Ein einfacher Z-Bericht reicht nicht mehr. Leider erleben wir es immer wieder, dass hier viele Steuerberater nicht deutlich genug darauf hinweisen. Als Konsequenz kann es im schlimmsten Fall bei einer Betriebsprüfung zu einer Zuschätzung der Bareinnahmen kommen.

    Nachrüstpflicht für alte Kassen

    Einige Kassenhersteller haben aufgrund der Neuregelung Nachrüstmöglichkeiten geschaffen. So sind z.B. viele Modelle der Marke Sam4s durch ein Firmware Update und eine Zusatzbox GDPdU konform nachrüstbar. Die Finanzverwaltung schreibt vor, dass solche Nachrüstmöglichkeiten zwingend in Anspruch zu nehmen sind, sobald sie verfügbar sind.

    Bereitstellung der Daten

    Die Kassenaufzeichnungen sind in einem für die Finanzverwaltung lesbarem Format zu übergeben. Bei PC basierten System ist das unproblematisch, bei ECR Systemen hingegen liegen die Daten in einem propretärem Format auf SD Karte vor, die mit Hilfe eines Konvertierungstools aufbereitet werden müssen. Nicht alle Hersteller liefern diese kostenfrei mit. Bei den von uns angebotenen GDPdU konformen ECR Kassen ist diese Software stets ohne Aufpreis erhältlich.

    Weitere Entwicklung ab 01.01.2020 bzw. 01.01.2023 

    Die Bundesregierung ist derzeit dabei die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten weiter zu verschärfen. Es existiert ein Gesetzesentwurf vom 13.07.2016 den das Bundeskabinettt beschlossen hat. Dieser liegt derzeit dem Bundesrat zur Stellungnahme, er ist Stand heute noch nicht beschlossen (04.10.2016). Der Entwurf sieht unter anderem folgende Neuregelungen vor:
    • Kassen sollen ab 01.01.2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung bekommen
    • Die Finanzbehörden können zur Kassen Naschau vorbeikommen
    • Wer seine Kasse nicht aufrüstet begeht eine Ordnungswidrigkeit und riskiert empfindliche Sanktionen
    • Eine allgemeine Registrierkassenpflicht, also die Pflicht zum Einsatz einer Registrierkasse ist weiterhin nicht vorgesehen
    • Die Regelungen gelten ab dem

    Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung existiert derzeit noch nicht und soll zunächst entwickelt werden.  

    Geplante Übergangsregelung

    Da zum 31.12.2016 die Übergangsfrist zum Einsatz der GoBD konformen Kassen abläuft und sich viele Betriebe bereits eine neue Kasse angeschafft haben, um diese Voraussetzungen zu erfüllen soll es folgende Übergangsregelungen geben:

    • Kassen die den GoBD Regelungen entsprechen, also das, was ab dem 01.01.2017 gilt  und zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft worden sind und die noch einmal verschärften Anforderunge nicht erfüllen, dürfen bis zum 31.12.2022 weiter eingesetzt werden
    • Vereinzelt konnten wir von Kunden hören, dass das Ende der Übergangsregelung (GoBD/GDPdU) zum 31.12.2016 verschoben worden ist, das ist nicht der Fall, die Information ist falsch.

    Update 29.11.2016

    Nach Informationen der Koalitionsfraktionen wird an der geplanten Neuregelung ab 01.01.2020 bzw. 01.01.2023 (Ende der geplanten Übergangsfrist) noch gefeilt. Die SPD verzichtet auf die Forderung nach einer Registrierkassenpflicht, im Gegenzug akzeptiert die CDU  die von der SPD geforderte Belegpflicht. So sollen Betriebe mit Registrierkasse verpflichtet werden jedem Kunden einen Kassenbeleg zu übergeben.

    Update 18.12.2016

    Der Bundesrat hat dem Gesetzesentwurf am 16.12.2016 zugestimmt. Das Gesetzt tritt zum 01.01.2020 in Kraft, mit Außnahme der Kassen-Nachschau, diese ist bereits ab dem 01.01.2018 möglich. Die Kernpunkte im Einzelnen:

    • Eine offene Ladenkasse ist weiterhin erlaubt
    • Elektronische Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen, diese besteht aus einem Speichermedium, einer technischen Sicherheitseinrichtung und aus einer einheiltlichen digitalen Schnittstelle
    • Einzelheiten, nämlich welche Aufzeichnungssysteme es betrifft und wie die Anforderungen auszusehen haben sollen durch das Bundesfinanzminsiterium noch zu bestimmen sein.
    • Registrierkassen sind zukünftig beim Finanzamt anzumelden inkl. Seriennummer des Gerätes, eine Außerbetriebnahme ist ebenfalls anzeigepflichtig
    • Das Finanzamt kann bereits ab dem 01.01.2018 ohne Vorankündigung eine Kassen-Nachschau durchführen, diese darf außerhalb einer Betriebsprüfung während der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt werden.
    • Registrierkassen, die zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft wurden dürfen bis zum 31.12.2022 weiterhin eingesetzt werden, sofern Sie den ab dem 01.01.2017 gültigen Anforderungen entsprechen und nicht aufgerüstet werden können.
    • Es gibt eine Belegerteilungspflicht, dass heißt jeder Kunde hat einen Kassenbon zu bekommen. Von dieser Pflicht kann man sich auf Antrag befreien lassen, wenn der Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt, dies dürfte der Normalfall im Handel und der Gastronmie sein, es handelt sich jedoch um eine Ermessensentscheidung des Finanzamtes.

    Was heißt das in der Praxis

    • Es gibt derzeit noch keine Kassen am Markt, die den Anforderungen ab dem 01.01.2020 entsprechen, da diese noch ausgestaltet werden müssen.
    • Sie können Ihre jetzt erworbende Kasse auf jeden Fall bis zum 31.12.2022 einsetzen, das sind ab dem 01.01.2017 noch 6 Jahre
    • Ob eine Kasse aufrüstbar ist, kann derzeit nicht beurteilt werden, da noch niemand weiß, welche Anforderungen im Detail an die Aufzeichnungspflichten gestellt werden.

    Hier eine Auswahl an GDPdU/GoDB konformen Kassensystemen