Was ist der Unterschied zwischen nummerischen und alphanummerischen Registrierkassen bzw. Druckwerken ?

Bei nummerischen Registrierkassen lassen sich ausschließlich Zahlen und im Drucker fest installierte Abkürzungen (z.B. Tx1, Tx2 für die Steuersätze) ausdrucken. Bei den hochwertigeren nummereischen Kassen, lässt sich zusätzlich noch ein Logostempel einbauen, der z.B. ein Firmenlogo enthalten kann. Warengruppen und Artikel werden ebenfalls rein nummerisch dargestellt .

Alphanummerische Kassen bzw. Druckwerke können sowohl Zahlen, als auch Texte darstellen. In der Regel kommen hierbei Thermodrucker zum Einsatz. Bei diesen Geräten können Sie einen mehrzeiligen Bonkopf erfassen und Ihre Artikel, Warengruppen und Kassierer individuell benennen. Bei den hochwertigeren alphanummerischen Registrierkassen können Sie zusätzlich noch ein grafisches Logo auf dem Bon ausgeben.

Was ist eine Warengruppe, PLU?

Unter einer Warengruppe können gleichartige Artikel zusammengefasst werden. Sie können z.B. verscheidene Zigarettensorten (Marlboro, Camel...) unter der Warengruppe Tabakwaren zusammenfassen. Hierbei haben Sie zwei Möglichkeiten zu registrieren, zum einen nach Warengruppen ohne die Nutzung von Artikelnummern (PLU) zum anderen die artikelgenaue Registrierung über eine Artikelnummer. Bei der Registrierung nach Warengruppen wird beim Registriervorgang lediglich der Preis des Artikels erfasst und mit der entsprechenden Warengruppentaste bestätigt. Bei der Registrierung nach Artikelnummern (PLU) wird statt des Preises die Artikelnummer (z.B. 111 für Camel) eingegeben. Der Artikel muss bei der Programmierung der Kasse einer bestimmten Warengruppe (z.B. Tabakwaren) zugeordnet werden.

Warum sollte eine Registrierkasse mehr als zwei Steuersätze haben?

Zur Zeit haben wir in Deutschland lediglich zwei Steuersätze. Es ist jedoch nicht absehbar, ob bei einer Erhöhung der Mehrwertsteuer ein dritter Steuersatz eingeführt wird, so wie es in anderen Ländern bereits üblich ist. Um Sicherzustellen, dass Ihre Kasse nicht schon nach kurzer Zeit aufgrund mangelnder Anzahl von Steuersätzen für Sie unbrauchbar wird, sollten Sie aus unserer Sicht nur ein Modell mit mindestens 4 möglichen Steuersätzen kaufen.

Was ist ein elektronisches Journal?

Bei einer Kasse mit elektronischem Jorunal werden alle Registriervorgänge in der Kasse gespeichert. Die Registriervorgänge können jederzeit durch den Ausdruck des elektronischen Journals sichtbar gemacht werden. Der Vorteil bei einem elektronischen Journal ist, dass die Anschaffungskosten der Kasse niedriger sind, als bei Modellen mit einem extra Journaldruck, da die Ausgabe hier über ein einziges Druckwerk erfolgt, anstatt über zwei Drucker. Die Größe des elektronischen Journals ist je nach Speicherausbau der Kasse begrenzt. Bei einer Größe von 3.000 Zeilen können Sie genau 3.000 Registriervorgänge erfassen, bevor der Speicher voll ist und das Journal ausgedruckt werden muss. Einige Kassen haben auch die Möglichkeit ein sogenanntes Ringjournal einzurichten. Sobald das Journal voll ist, werden hierbei die ältesten Journaleinträge überschrieben.

Was muss ich für das Finanzamt aufbewahren?
Zunächst sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreis), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.ä., sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufzubewahren.

Im laufenden Betrieb sind arbeitstäglich die Tagesendsummenbons (sogenannte Z-Berichte) zu erstellen und 10 Jahre aufzubewahren.
Die o.g. Aufbewahrungspflichten haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Eine gute und ausführliche Darstellung über die Pflichten beim Umgang mit Ihrer Registrierkasse finden Sie hier (Achtung, es öffnet sich eine PDF Datei)

Was ist eine Hubtastatur?
Hubtasten sind vergleichbar mit einer üblichen Computertastatur. Sie sind erhöht somit auch für ungeübte Kräfte sicher zu handhaben. Diese Art der Tasten erfordert allerdings mehr Platz auf dem Kassengehäuse, sodass die Anzahl solcher Tasten beschränkt ist.

Was ist eine Flachtastatur?
Flachtastaturen sind sehr flach und liegen sehr eng aneinander. Das ermöglicht eine größere Anzahl an Tasten, als bei der Hubtastatur, erfordert etwas mehr Fingerspitzengefühl. Beim Berühren der einzelnen Tasten ist ein Druckpunkt zu spüren. Über der Tastatur befindet sich eine Kunststoffhülle als Spritzschutz. Darunter ein zurechtgeschnittenes Papierblatt mit denTastatureinteilungen, das mit dem Computer ausgedruckt werden kann. Flachtastaturen sind in der Regel feuchtigkeitsabweisend und finden daher überwiegend in der Gastronomie Verwendung.

Was ist eine Touch Screen Kasse?
Bei einer Touchscreenkasse werden die Eingaben durch berühren mit dem Finger (engl. touch) vorgenommen. Ein Druckpunkt ist nicht zu spüren, in der Regel quittiert die Kasse eine Eingabe mit einem Signalton. Solche Systeme bieten sehr übersichtliche Oberflächen und sind visuell sehr ansprechend.

Was ist ein Bedienersystem?
In der Regel ist es möglich, die Kasse so einzurichten, dass sich ein Kassierer bei der Kasse mit seinem Code und einem Passwort anmelden kann. Die Verkaufsvorgänge werden dann diesem Bediener zugeordnet. Hierdurch ist es möglich Umsatzstatistiken für einzelne Kassierer über die Kasse zu erzeugen.

Was ist ein Einzelpostenverkauf bzw. ein Mehrpostenverkauf?
Bei einem Einzelpostenverkauf ist der Registriervorgang nach Eingabe eines einzelnen Postens abgeschlossen, der Bon wird komplett gedrcukt. Bei einem Mehrpostenverkauf können Sie mehrere Artikel hintereinander registrieren, was der Regelfall sein dürfte.