• Entscheidungshilfe Handelskassen

    GDPdU konforme Kasse (nur Deutschland)

    Ab dem 01.01.2017 gelten für den Einsatz einer Registrierkasse neue Vorschriften. Ab diesem Zeitpunkt müssen sämtliche Kassen jede einzelne Buchung digital aufzeichnen und im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zur Verfügung gestellt werden.
    Inzwischen sind von fast allen Herstellern entsprechende Lösungen am Markt. Die Aufzeichnung erfolgt bei den ECR Kassen auf eine SD-Karte. Leider erfolgt dieser Vorgang bei den Kassen der Marke Olympia nicht automatisch, sondern muss manuell angestoßen werden. Eine automatische Speicherung erfolgt hingegen bei den GDPdU konformen Registrierkassen der Marken Olivetti, Sam4s und Sampos.

    Kassenrichtlinie Österreich

    In Österreich haben sich ebenfalls die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten erhöht. Österreich macht dies in 2 Schritten, zum 01.01.2016 sind die Aufzeichnungen ähnlich wie in Deutschland zu führen, ab dem 01.01.2017 sind diese noch elektronisch signiert werden, ferner ist ein QR Code mit Signaturdaten auf dem Kassenbon zu drucken. Aufgrund der Kürze der Zeit sind bisher kaum Lösungen auf dem Markt, es kommt erschwerend hinzu, dass die Änderungen ab dem 01.01.2017 im Moment noch nicht konkret ausformuliert sind. Wir können Ihnen derzeit nur 2 Systeme anbieten, bei denen die Hersteller bereits zugesichert haben, die Software entsprechend anzupassen: Provendis Gastrokasse und PosBill Kassensoftware (Handel und Gastronomieversion)

    Soll die Kasse Texte drucken können?

    • Wenn Ihre Kunden gar keinen Kassenbon erhalten oder Ihren Kunden ein Kassenbon ohne Bezeichnung des verkauften Artikels reicht, wird wahrscheinlich eine nummerische Kasse ausreichen. Diese sind aufgrund des einfacheren Druckwerks sehr günstig. Passende Modelle finden sie hier: nummerische Registrierkassen
    • Kassen mit alphanummerischem Druck werden seit der Verschärfung der Anforderungen an Rechnungen aus dem Jahr 2004 immer beliebter. Eigentlich zu Unrecht, da sich diese Anforderungen lediglich auf das Ausstellen von Rechnungen beziehen, nicht jedoch auf den Druck eines Kassenbons. Zum Ausstellen einer Rechnung sind Sie lediglich verpflichtet, wenn sich Ihre Kunde als Unternehmer ausgibt. Nur dann müssen Angaben wie fortlaufende Rechnungsnummer, Name Ihre Unternehmens, Steuernummer... auf der Rechnung bzw. dem Kassenbon stehen. In vielen Fällen ist es jedoch möglich, den Kassenbon als Rechnung zu verwenden. Dies betrifft jedoch nur Beträge bis 100 EUR. Bei höheren Beträgen muss zwingend der Name des Leistungsempfängers (ihres Kunden) auf der Rechnung stehen. Passende Modelle finden Sie hier: alphanumerische Kassen

    Erfassung Ihrer Artikel

    • Sie haben Sie zwei Möglichkeiten zu registrieren, zum einen nach Warengruppen ohne die Nutzung von Artikelnummern (PLU) zum anderen die artikelgenaue Registrierung über eine Artikelnummer. Bei der Registrierung nach Warengruppen wird beim Registriervorgang lediglich der Preis des Artikels erfasst und mit der entsprechenden Warengruppentaste (z.B. Zigaretten) bestätigt. Auf dem Kassenbon steht dann lediglich die Warengruppenbezeichnung. Bei der Registrierung nach Artikelnummern (PLU) wird statt des Preises die Artikelnummer (z.B. 111 für Camel) eingegeben. Auf dem Kassenbon wird dann der Artikeltext ausgegeben. Der Artikel muss bei der Programmierung der Kasse einer bestimmten Warengruppe (z.B. Tabakwaren) zugeordnet werden.
    • Die artikelgenaue Erfassung verschafft Ihnen mehr Transparenz über die verkauften Artikel. Allerdings müssen Sie sich die Artikelnummern merken und die Artikelpreise und Artikeltexte ständig pflegen, was einen nicht zu unterschätzenden Mehraufwand bedeutet. Empfehlenswert sind für die Artikelgenauer Erfassung Kassen, die sich mit Hilfe einer Software programmieren lassen.

    Anschluß Barcodescanner

    • Bei einigen Kassenmodellen ist es möglich einen Barcodescanner zur Erfassung Ihrer Artikel zu nutzen. Achten Sie bei der Wahl Ihres Barcodescanners auf die Qualität. Einige sehr günstige Barcodescanner können den Barcode nur lesen, wenn Sie 2-3 cm darüber gehalten werden. Hierdurch ist kaum ein effektives Arbeiten möglich und der Ärger bereits vorprogrammiert. Passende Modelle finden Sie hier: Kassen mit Barcodescanner Anschluß

    Journal

    • Registrierkassen kann man hinsichtlich des Journals grundsätzlich einteilen in: kein Journal vorhanden, Journal über ein 2.Druckwerk und elektronischem Journal
    • Bei einer Kasse mit elektronischem Jorunal werden alle Registriervorgänge in der Kasse gespeichert. Die Registriervorgänge können jederzeit durch den Ausdruck des elektronischen Journals sichtbar gemacht werden. Der Vorteil bei einem elektronischen Journal ist, dass die Anschaffungskosten der Kasse niedriger sind, als bei Modellen mit einem extra Journaldrucker, da die Ausgabe hier über ein einziges Druckwerk erfolgt, anstatt über zwei Drucker. Die Größe des elektronischen Journals ist je nach Speicherausbau der Kasse begrenzt. Bei einer Größe von 3.000 Zeilen können Sie genau 3.000 Registriervorgänge erfassen, bevor der Speicher voll ist und das Journal ausgedruckt werden muss. Einige Kassen haben auch die Möglichkeit ein sogenanntes Ringjournal einzurichten. Sobald das Journal voll ist, werden hierbei die ältesten Journaleinträge überschrieben.
    • Für das Finanzamt wird der Journaldruck nicht benötigt, sofern die Vollständigkeit der Kassenaufzeichnung in anderer Weise gewährleistet ist.

    Größe der Kassenlade

    • Die größe der Kassenschublade hängt von Ihrem zu erwartenden Bargeldbestand ab. Unsere Kassen (Ausnahme Sam4s ER 260) haben alle mindestens 8 Münzfächer. Da wir auch 8 Euro Münzsorten haben, können Sie in jedes Münzfach eine Geldsorte legen. Bei dem Modell Sharp XE-A113 haben Sie zum Beispiel lediglich 6 Münzfächer, so dass 2 Münzfächer doppelt belegt werden müssten.
  • Welche Kasse für eine Boutique?